Supplerende noter til alle 11 medlemmer af Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget forud for genbehandlingen 7. maj. Anerkender forvaltningens to vigtige indstillinger (forlængelse af brugsaftale til 31/12 2026 og at scenarie C er medtaget), forklarer at foreningens drift reelt allerede er stoppet og højsæsonen tabes uden midlertidig procedure for starttårnene, gennemgår 2-måneders fristen i TMF-varslet og at § 8-sporet retter sig mod ejer (KEJD), foreslår en formel arbejdsdeling for scenarie C, og giver tre præciseringer til indstillingens sprog (især at Bilag 2 er fra 17. november 2025 og overhalet på flere punkter). Sendt som svar i samme tråd som 29/4-opdateringen.

Mail til Kristine Kjørup Rasmussen (OIKO) med fire dokumenter til brug for foreningens nye dispensationsansøgning fra fortidsmindebeskyttelseslinjen — for de starttårne og terrænændringer, der er tilføjet efter 2021 og ikke omfattet af klagenævnets afgørelse fra 2022. Vedhæftet: (1) foreningens originale ansøgning fra november 2020, (2) kommunens afslag af 6/10 2021, (3) klagenævnets omgøring af 7/7 2022, (4) situationsplan/opmåling af 30/3 2025. Mailen tilbyder desuden et briefing-kald om sagens øvrige spor (§ 8, byggetilladelse, KFBU-forløb).

Kort opdatering til alle 11 medlemmer af Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget før genbehandlingen af punkt 9 den 7. maj. Status på de seks dage siden brevet 23. april: KFU-mødet flyttet til 7/5, foreningens løsningsmodel skrives ind i indstillingen (offentliggøres 30/4), TMF har udsendt varsel af påbud (frist 8/5), foreningens egne bemærkninger er sendt 29/4, lovliggørelsesplanen er reframet som udkast til drøftelse efter den procedurale rækkefølge i TMF-varslet. Tre konkrete anmodninger: (1) at læse scenarie 3 kritisk når dagsordenen offentliggøres, (2) at stille spørgsmål til forvaltningen om brugsaftale-forlængelse, vilkår for fortsat drift af starttårnene, og kommunens TMF-høringssvar, (3) at bakke op om administrativ forlængelse af brugsaftale og ejerfuldmagt.

Foreningens egne bemærkninger fremsendt til TMF som berørt part inden høringsfristen 8. maj 2026 — parallelt med kommunens kommende høringssvar. 10 sektioner, der bl.a. (1) tilkendegiver foreningsdrevet udmøntning af spor 2, (2) påviser at en lovliggørende byggeansøgning ikke kan være "komplet" inden for 2 måneder, da § 8-tilladelse og naturbeskyttelses-dispensation er forudgående, (3) afgrænser hvilke forhold på matriklen 616 der er foreningens ansvar at lovliggøre vs. øvrige brugeres, (4) dokumenterer driftsmæssig konsekvens af nedlukningen af starttårnene, (5) anmoder om vilkår eller midlertidige foranstaltninger der kan tillade fortsat drift under lovliggørelsen, og (6) anmoder om forhåndsmøde med TMF før der træffes afgørelse om frist og påbud. Lovliggørelsesplanen vedhæftet som bilag.

Opfølgning på 24/4-henvendelsen til Mads Kamp Hansen (Plan- og tilskudschef) efter forvaltningens kvittering om at vende tilbage senere på ugen. Bekræfter den nye mødedato (KFU 7/5), kvitterer for at foreningens løsningsmodel er skrevet ind i sagsfremstillingen, og rejser konkret anmodning om administrativ forlængelse af brugsaftalen min. til 3 mdr. efter KFU's afgørelse — uafhængigt af det politiske udfald — så aftalehullet pr. 31/5 ikke foregriber resultatet. Fremhæver, at ingen sommeraktiviteter (træning, klubturneringer, sommer camp, besøg af andre foreninger) kan gennemføres uden adgang til at bruge starttårnene.

Svar på Stines tilbagemelding om at protokollen fra KFU's behandling 7. maj vedlægges KEJD's høringssvar til TMF, og at foreningens bud på løsningsmodel er skrevet ind i indstillingen. Foreningen takker og foreslår et samlet koordineringsmøde tidligt i uge 19 (mandag/tirsdag) med KEJD, KFF, TMF og foreningen — for at afstemme KFU-indstillingen og høringssvaret før 7. maj, etablere kontakt til TMF's § 8-myndighed direkte, og drøfte rammer for fortsat brug af banen og tårnene under forløbet samt forlængelse af ejerfuldmagt og brugsaftale.

Henvendelse til Jens Svane (Enhedschef, KEJD) om afklaring af betalingsforhold for de rådgiverydelser, som DJ MILJØ & GEOTEKNIK leverer i forbindelse med dokumentation af det V2-kortlagte areal. Forespørgsel om KEJD's rolle som grundejer i dokumentationsansvaret.

Opfølgende mail til Mads Kamp Hansen (Plan og Tilskud) efter udsættelsen af punkt 9. Anmoder om tidsplan for genbehandling, mulighed for partshøring og foretræde, og forlængelse af brugsaftalen der udløber 31. maj 2026.

Opfølgning 24/4: Kort præcisering til Mads efter hans tilbagemelding om at vende tilbage senere på ugen ("der skulle have stået bliver udsat"). Forvaltningens svar afventes.

Formel anmodning til Jens Svane (Enhedschef, KEJD) om forlængelse af ejerfuldmagten, der ellers udløber 30. april 2026 — én dag efter det udsatte udvalgsmøde og inden genbehandlingen. Anmoder om 24 måneders forlængelse, subsidiært 12 måneder.

Anmodning til Nina Bischoff (TMF Byggesager) om henvisning til den myndighedssagsbehandler, der er ansvarlig for § 8-tilladelser efter jordforureningsloven, så foreningen kan færdiggøre § 8-sporet parallelt med byggesagssporet.

Svar og opfølgning 28/4: Nina Bischoff henviste til kollega Pia Thomsen som rette § 8-sagsbehandler. Foreningen re-fremsendte herefter samme aften henvendelsen med Stine Marie Elliot (KFF) tilføjet på cc, så § 8-sporet og helhedsplan-sporet koordineres.

Følgemail der fremsendte brevet til udvalget forud for mødet 24. april 2026. To versioner — personlig til borgmester og enkeltmedlemmer, generel til samlet udsendelse — og den fulde modtagerliste på 11 politikere.

Foreningens fulde henvendelse til udvalget forud for mødet 24. april. Indeholder de tre ønsker, kritik af scenarie A og B, forvaltningens egne forsinkelser, formelle bemærkninger om partshøring, og spørgsmål udvalget bør stille forvaltningen før beslutning. 9 bilags-links.

Foreningens tilbagemelding til forvaltningen med konkret lovliggørelsesplan (milepæle maj 2026 – december 2026), foreningens forpligtelser under forløbet, og 8 konkrete anmodninger — herunder forlængelse af brugsaftale og ejerfuldmagt, afklaring af anlæggets anvendelse, samling af tilladelsesspor og kommunal medfinansiering.

Supplementary notes to all 11 members of the Culture, Leisure and Citizen Services Committee ahead of the rescheduled hearing on 7 May. Acknowledges the administration's two key recommendations (extending the use agreement to 31 December 2026 and including scenario C among the alternatives), explains that the association's operations are effectively already stopped and the high season is lost without an interim procedure for the start towers, walks through the 2-month deadline in the TMF notice and notes that the § 8 track is directed at the owner (KEJD), proposes a formal division of work for scenario C, and provides three clarifications to the language in the recommendation (notably that Annex 2 is dated 17 November 2025 and is overtaken on several points). Sent as a reply in the same thread as the 29 April update.

Email to Kristine Kjørup Rasmussen (OIKO) with four documents for the association's new application for an exemption from the ancient-monument protection line — covering the start towers and terrain changes added after 2021, which are not covered by the appeals board's 2022 decision. Attached: (1) the association's original application from November 2020, (2) the City's refusal of 6 October 2021, (3) the appeals board's reversal of 7 July 2022, (4) site plan / survey of 30 March 2025. The email also offers a short briefing call on the other tracks of the case (§ 8 permit, building permit, KFBU process).

Brief update to all 11 members of the Culture, Leisure and Citizen Services Committee ahead of the rescheduled hearing of agenda item 9 on 7 May. Status of the six days since the 23 April letter: the KFU meeting has been rescheduled to 7 May, the association's solution model is being written into the case presentation (published 30 April), TMF has issued a notice of order (hearing deadline 8 May), the association's own observations were submitted on 29 April, and the legalization plan has been reframed as a draft for discussion in light of the procedural sequence in TMF's notice. Three concrete asks: (1) read scenario 3 critically when the agenda is published, (2) put questions to the administration on use-agreement extension, terms for continued operation of the start towers, and the City's hearing response to TMF, (3) support administrative extension of the use agreement and the owner's authorization.

The association's own observations submitted to TMF as a party affected ahead of the hearing deadline of 8 May 2026 — in parallel with the City's forthcoming hearing response. Ten sections that, among other things, (1) indicate the association-driven implementation of track 2, (2) demonstrate that a legalizing building permit application cannot be "complete" within 2 months because the § 8 permit and the Nature Protection Act exemption are prerequisites, (3) delimit which conditions on parcel 616 are the association's responsibility to legalize versus those of other users, (4) document the operational consequence of closing the start towers, (5) request terms or interim measures that allow continued operation during the legalization process, and (6) request a pre-application meeting with TMF before any decision on deadline and order. The legalization plan is attached as an annex.

Follow-up to the 24 April inquiry to Mads Kamp Hansen (Head of Plan and Grants) after his acknowledgment that the administration would come back later in the week. Confirms the new committee date (KFU 7 May), thanks the administration for writing the association's solution model into the case presentation, and raises a concrete request for an administrative extension of the use agreement for at least 3 months past the committee's decision — independent of the political outcome — so that the contract gap on 31 May does not pre-empt the result. Emphasises that none of the summer activities (training, club tournaments, summer camp, visits from other clubs) can take place without access to use the start towers.

Reply to Stine Marie Elliot's note that the protocol from KFU's hearing on 7 May will be attached to KEJD's response to TMF, and that the association's solution model has been written into the case presentation. The association thanks her and proposes a joint coordination meeting early in week 19 (Monday/Tuesday) with KEJD, KFF, TMF and the association — to align the KFU recommendation and the hearing response before 7 May, establish direct contact with TMF's § 8 authority, and discuss terms for continued use of the track and towers during the process, plus extension of the owner's authorization and the use agreement.

Inquiry to Jens Svane (Head of Unit, KEJD — City Properties) asking for clarification of payment terms for the advisor services that DJ MILJØ & GEOTEKNIK is delivering in connection with documentation of the V2-mapped (contaminated) area. Asks about KEJD's role as landowner in the documentation responsibility.

Follow-up email to Mads Kamp Hansen (Plan and Grants) after agenda item 9 was postponed. Requests a timeline for the rescheduled hearing, an opportunity to make a formal submission and appear before the committee, and an extension of the use agreement which expires on 31 May 2026.

Follow-up 24 April: Brief clarification to Mads after his reply that he would come back later in the week ("it should have read is being postponed"). The administration's substantive response is awaited.

Formal request to Jens Svane (Head of Unit, KEJD) to extend the owner's authorization which otherwise expires on 30 April 2026 — one day after the postponed committee meeting and before the rescheduled hearing. Requests 24 months' extension, or 12 months as an alternative.

Request to Nina Bischoff (TMF Building Cases) for a referral to the caseworker responsible for § 8 permits under the Soil Contamination Act, so the association can complete the § 8 track in parallel with the building case track.

Reply and follow-up 28 April: Nina Bischoff referred the matter to her colleague Pia Thomsen as the responsible § 8 caseworker. The same evening, the association re-sent the original request with Stine Marie Elliot (KFF) added on cc, so that the § 8 track and the master plan track stay coordinated.

Cover email forwarding the letter to the committee ahead of the 24 April 2026 meeting. Two versions — personal to the mayor and individual members, and a general version for bulk distribution — plus the full recipient list of 11 politicians.

The association's full submission to the committee ahead of the 24 April meeting. Sets out the three requests, criticism of scenarios A and B, the administration's own delays, formal remarks on the right to submit observations, and questions the committee should ask the administration before deciding. 9 appendix links.

The association's reply to the administration with a concrete legalization plan (milestones May 2026 – December 2026), the association's commitments during the process, and 8 specific requests — including extension of the use agreement and owner's authorization, clarification of permitted use of the site, consolidation of permit tracks, and municipal co-financing.